Сколько человек должно быть в отделе организации

Сколько человек должно быть в отделе организации

В редакцию журнала не перестают приходить письма, в которых офис-менеджеры, бухгалтеры и секретари небольших компаний интересуются, до какого числа должен вырасти штат организации, чтобы руководство ввело отдельную штатную единицу — инспектора по кадрам? Инспекторы по кадрам спрашивают, как убедить руководство организации, что они не успевают выполнять все новые и новые работы, которые на них возлагаются с изменением трудового, социального и пенсионного законодательства? Генеральные директора выясняют, сколько кадровиков необходимо, чтобы обеспечить функционирование организации?

Редакция решила не ограничиваться индивидуальными консультациями и обратилась с просьбой к математику, который с помощью сухих цифр и строгих формул попытался найти аргументы для руководителей организаций, зачастую необоснованно экономящих на инспекторах по кадрам.

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до сегодняшнего дня остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров , утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78. Срок действия нормативов неоднократно продлевался и был ограничен 1997 годом. Но, поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству, а также в силу того, что являются экономическим инструментом нормирования труда, а не регулируют правовые отношения напрямую, продолжают применяться экономистами по труду при расчете численности работников отделов кадров.

Далее по тексту — «Сборник».

Прежде всего, разберемся, какие операции должны выполняться работниками отдела кадров в соответствии со Сборником и проанализируем, какие из них выполняются во всех организациях, какие — только в некоторых (в т.ч. из-за специфики деятельности компании), а какие, в силу изменения законодательства, практически не выполняются.

Итак, перечень работ — внушительный. В реальности же он еще больше, поскольку за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы с подразделениями ФСС России по социальному страхованию, работы по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ.

Все эти работы Сборником не учтены, но, тем не менее, выполняются, вне зависимости от того, сколько пар рук в отделе кадров.

Возьмем только четыре(!) из тридцати работ, которые должны выполняться кадровыми службами всех организаций. На их выполнение Сборником отводится следующее время:

Пункт по Сборнику

Работа

Норма времени по Сборнику ( Топр )

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих

0,46 ч на 1 принимаемого рабочего; 0,74 ч на 1 принимаемого служащего

Оформление документов при увольнении рабочих и служащих

0,39 ч на 1 увольняемого работника

Оформление отпусков

0,11 ч на 1 работника

Оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости

3,3 чел.ч на 1 работника + 0,5 ч на 1 работника, уходящего на пенсию

Согласно Сборнику норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:

Нвр = Топр +

где Нвр — норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел.ч);

Топр — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Сборнику (чел.ч);

k — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т.д. (в %).

Поскольку нормативы оперативного времени на выполнение данной работы (Топр) нам известны (таблица 2), займемся k. Этот коэффициент учитывает время на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы. Рабочее место каждого кадровика индивидуально: у кого-то стоит компьютер последнего поколения, у кого-то — старенький «386», а кого-то — все, что есть — это бланки, канцелярские принадлежности и микрокалькулятор. В отделе кадров одного предприятия хранение информации автоматизировано (в электронных библиотеках и архивах), в других — все дела хранятся в полуавтоматических шкафах, в третьих — дела размещены на обычных стеллажах. Что такое «отдых» во время работы? Это необходимые упражнения для глаз во время работы на персональном компьютере, это производственная гимнастика.

Читайте также:  Родительский контроль в интернете яндекс

Следовательно, k может меняться: от 6 до 11%.

Посмотрим, как будет зависеть норма времени Нвр на оформление документов при приеме на работу .

Но сначала определим, какие операции входят в эту работу. Согласно Сборнику норматив времени (0,74 ч на 1 служащего и 0,46 ч на 1 рабочего) установлен только для выполнения следующих операций:

ознакомления с документами, представленными поступающим на работу (паспортом, трудовой книжкой, документами об образовании, военным билетом, пр.) и на их основании заполнения приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а) и личной карточки (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а также заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), если осуществляется прием на работу научного работника;

внесения записи в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу;

отметки о приеме на работу в журнале (книге) о приеме на работу (если такой журнал ведется);

оформления личного дела (подшивки заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника, составления описи документов, находящихся в личном деле);

нумерации, регистрации и укладки личного дела в сейф;

ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка;

  • заполнение контрольного листка по технике безопасности.
  • Ни заключение трудового договора, ни ознакомление работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции, ни оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, ни проведение собеседования, ни иные операции, выполняемые отделом кадров при приеме на работу в настоящее время, не учтены при расчете этого норматива.

    Таким образом, на выполнение только 7 операций будет уходить время, указанное в таблице 3.

    Работы в отделе кадров всегда много. Жаль, что не все руководители это понимают. Зачастую объективно оценить уровень нагрузки не удается ни администрации, ни самим кадровым работникам. Как подойти к этой непростой проблеме и не позволить взвалить на кадры дополнительные функции? Сколько работников целесообразно набрать в отдел кадров, если численность персонала увеличивается?

    Первая попытка найти норматив численности кадровиков отсылает нас к документу 1991 года «Межотраслевые нормативы времени на работы по укомплектованию и учету кадров». Эти нормативы ни разу не переиздавались, и хоть они до сих пор служат ориентиром для расчета нагрузки, явно устарели. Такие инструменты, как ПК на каждом рабочем месте, 1С и другое программное обеспечение, в 1991 году просто не могли быть учтены. Как же быть? Реальных путей решения задачи видится два.

    Первый путь — нормирование труда

    Это весьма трудоемкий процесс, но зато результат получится довольно точным и выраженным на языке цифр. А язык цифр руководители понимают хорошо. Итак, как провести нормирование:

    1. Выделяем основные рабочие процессы. Важно не брать в расчет задачу целиком, а разбить ее на составляющие. Например, прием на работу состоит из копирования документов, введения информации в систему, составления трудового договора, ознакомления работника с локальными актами и так далее.
    2. Определяем временные затраты на каждый процесс. Засекаем время, необходимое для получения требуемого результата работы. Время на выполнение каждой операции измеряется нормировщиком или лицом, которому поручено проведение нормирования.
    3. Находим примерное количество описанных процессов за месяц или год. Среднее количество приемов, переводов, увольнений, больничных листов и так далее.
    4. Умножаем численность операций на время их выполнения.
    Читайте также:  Пульт для цифровой приставки supra

    Для наглядности приводим образец примерного расчета времени на прием нового сотрудника.

    Применяя этот способ, учитывайте перерывы при работе на компьютере, совещания, поездки по служебным делам, отпуска и болезни работников отдела кадров.

    Достоинства

    Убедительная картина, наглядно показывающая количество задач, выполняемых отделом кадров, и их трудоемкость.

    Недостатки

    Невозможность точно спланировать объем будущей работы, из-за чего возникают погрешности. Разумно добавить к полученному результату дополнительное время на непредвиденные функции и форс-мажоры.

    Второй путь — исходим из численности персонала

    Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, следует определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся:

    Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала. Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации способна как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются более сложными с точки зрения кадрового учета.

    Как рассчитать текучесть кадров

    Если вы решили отталкиваться от количества персонала, и этот способ вам кажется более простым и удобным, стоит все же рассчитать текучесть за прошедший период и сформулировать основные задачи.

    Текучесть находится по простой формуле:

    За год в компании уволено 23 человека, среднесписочная численность равна 150 человек, расчет текучести:

    Коэффициент текучести = 23 × 100 / 150 = 15,33.

    Норма текучести зависит от сферы деятельности организации, материальной стабильности, сезонности и политики руководства. В целом коэффициент, равный 10-20 процентам, считается нормальным. Чем текучесть выше, тем больше нагрузка на кадровых работников, и если она значительно превышает средние показатели, это является поводом для увеличения численности отдела кадров.

    Итак, для использования этого метода принимаем во внимание:

    1. Численность.
    2. Текучесть.
    3. Дополнительные функции.

    При низкой текучести и небольшом количестве нагрузки в виде добавленных задач наличие одного кадрового работника на 150 человек видится достаточным.

    Достоинства

    Незначительные трудозатраты и возможность иметь временной запас человеко-часов для непредвиденных ситуаций.

    Недостатки

    Низкая точность и необходимость регулярно доказывать правильность расчета, т. к. наглядность результатов невысока.

    «Слишком много сотрудников, надо сократить» – большинство руководителей выносят подобные вердикты исключительно «на глазок». Между тем существуют технологии, позволяющие просчитать оптимальную численность любого подразделения или повысить производительность труда.

    Одна из главных задач торговых предприятий – оптимизация штата менеджеров по закупкам и складских работников, оплата труда которых относится к существенным статьям затрат. Но, «сбрасывая балласт», финансовый директор должен убедиться, что подобная экономия не обернется для компании утратой доли рынка.

    Как работает методика оптимизации штата, покажем на примере торговой компании, и именно менеджеров по обслуживанию заказов и складских работников.

    АВС-анализ (ABC-Analysis) – инструмент, часто применяемый для контроля и управления запасами. Его также называют «методом выделения номенклатурных групп». В его основе лежит принцип Парето, что применительно к запасам на складе означает следующее: на 20 процентов номенклатуры приходится 80 процентов стоимости хранимых запасов.

    Суть метода в том, что вся номенклатура разбивается на группы А, В, С по определенному формальному критерию, в нашем случае – по доле в объеме продаж и частоте запроса покупателей в отношении того или иного товара. Общепринятого жесткого подхода к определению границ номенклатурных групп в настоящее время нет

    Читайте также:  Импорт файлов в html

    Чтобы определить, сколько менеджеров по закупкам и снабжению требуется компании, нужно нормировать трудозатраты, связанные с управлением и контролем товарного потока (анализ, планирование, формирование и отправку заказа поставщику, контроль ее исполнения и пр.).

      Другое мнение

    Ирина Дубовая,финансовый директор компании «Форум Тверь» (Тверь)

    Увы, четкое нормирование труда сотрудников, обслуживающих продажи, не всегда возможно. Например, как предусмотреть, что в некоторых случаях логистику приходится несколько раз связываться с менеджером поставщика, чтобы уточнить детали отгрузки или характеристики товара? Можно, конечно, заложить в норматив дополнительные 10 процентов на выполнение операций, требующих больше времени, чем обычно.

    Нормативы могут быть одинаковыми для всех позиций, если предположить, что каждой товарной позиции уделяется равное количество рабочего времени, или различаться в зависимости от значимости товара того или иного наименования.

      Пример 1

    Предположим, что сотрудники торговой компании при подготовке плана закупок и формировании заявок поставщикам уделяют равное количество времени каждой позиции и поддерживают одинаковый уровень доступности товаров.1 Посредством хронометража определили, что трудозатраты на управление товарным потоком по одной ассортиментной позиции составляют в среднем 10–15 минут в месяц. Поскольку в номенклатуре компании 4000 позиций, то для управления товарным ассортиментом потребуется от 40 тыс. (4000 х 10) до 60 тыс. человеко-минут (4000 5 15).

    Принимая рабочий час за 55 минут, день – за 8 часов и месяц – за 21 день, определяем оптимальный штат отдела закупок: от 4 (40 000 / 55 / 8 / 21 = 4,3) до 7 (60 000 / 55 / 8 / 21 = 6,5) человек.

    Но предположение о равномерном распределении трудозатрат достаточно условно. На обслуживание наиболее ценных товарных позиций, по сути, должно затрачиваться больше времени, поскольку спешка чревата ошибками и грозит компании потерями (например, клиентов, неудовлетворенных качеством обслуживания). Начать работу по диверсификации нормативов трудозатрат можно с проведения АВС-анализа запасов (см. справку). А по его результатам окончательно установить нормативы для каждой группы (А, В, С).

      Пример 2

    Предположим, что в рассматриваемой нами торговой компании уже проведен АВС-анализ и выделены соответствующие группы (см. табл. 1). Группа А приносит около 80 процентов выручки, на нее приходится 15 процентов всех наименований товаров (600 товарных позиций). На обслуживание каждой позиции из данной группы уходит в среднем 20–30 минут в месяц. Трудозатраты определены на основании классического хронометража рабочего времени. Контролировать исполнение планов продаж и закупок по позициям группы А нужно не реже чем 2–3 раза в неделю. Группа В обеспечивает около 15 процентов выручки, ее доля в номенклатуре – 40 процентов (1600 товарных позиций), план-факт анализ поставок и продаж необходимо проводить 1–2 раза в неделю (5–8 минут в месяц).

    И, наконец, на группу С, в которую вошли все остальные товары, приходится 45 процентов номенклатуры (1800 товарных позиций), план-факт анализ достаточно проводить раз в месяц (в среднем уходит 1–3 минуты на позицию).

    Итого суммарные трудозатраты на обслуживание товарного ассортимента компании составят 21 800 – 36 200 минут в месяц. Исходя из того, что рабочий час длится 55 минут, день – 8 часов, а месяц – 21 день, потребуется от 2 до 4 сотрудников.

    Таблица 1 Распределение трудозатрат по товарным группам

    Товарная группа

    Количество позиций в группе, шт.

    Затраты труда на одну позицию, минут/мес.

    Затраты труда на группу,
    минут/мес.

    Минимум

    Минимум (стр. 4 5 стр. 5)

    Максимум(стр. 4 5 стр. 6)

    Ссылка на основную публикацию
    Сколько секунд видео можно загрузить в инстаграм
    Обновлено - 27 января 2020 IGTV — функция, с помощью которой можно выложить длинное видео в Инстаграм продолжительностью от 15...
    Секреты работы в word
    Все секреты Word. MicrosoftWord – одна из наиболее часто используемых программ. Все мы пользуемся этим приложением, зачастую даже не зная...
    Секс во время соревнований
    Воздерживаться или не воздерживаться – вот в чем вопрос Джоэл Сидман, кандидат наук Вот что вам нужно знать… Влияние секса...
    Сколько символов на странице ворд
    Вы можете посмотреть пример стандартной страницы перевода в формате doc. В рынке переводов можно встретить разные варианты определения условной страницы:...
    Adblock detector