Следующим сотрудникам как писать

Следующим сотрудникам как писать

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Читайте также:  Телефон пишет неверный imei что делать

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Служебная записка о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору
ООО «Домострой»
Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка
05.04.2019 № 4
г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте

С понятием «служебная записка» сталкивался хотя бы раз каждый работающий человек. Многие уверены, что это то же самое, что и докладная.

Но это не совсем так. Безусловно, сходство между этими документами есть, однако есть и принципиальные различия.

И главное из них, пожалуй – иерархическая составляющая. Ведь служебную записку могут адресовать друг другу люди одного должностного статуса…

Читайте также:  Эксес ту айклауд ком

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Определение

Его использует специалист, чтобы донести до другого служащего или руководителя рациональное предложение, сведения об изменениях или другую важную информацию.

Служебная записка – всегда внутренний документ. Он может быть адресован любым специалистом организации на или производства, причем как человеку вышестоящей должности, так и рядовому специалисту другого отдела (например, предложение о совмещении).

В этом ее главное отличие от докладной и объяснительной (где при заполнении всегда соблюдается иерархический принцип: человек нижестоящей должности пишет на имя начальства). Помимо этого, как уже говорилось, докладные записки бывают и внешними, то есть адресоваться руководящему составу сотрудничающих организаций, тогда как служебные ходят только внутри одной компании (или с обособленными подразделениями). О том, что такое служебная записка и как ее правильно оформить, читайте здесь.

Для чего нужна?

Такой документ пишется в связи с целью информировать другого сотрудника о некоей возникшей или могущей возникнуть внештатной ситуации, разрешение которой зависит именно от того работника (или его отдела), которому адресуется записка.

То есть, по сути это означает: «возникла ситуация, она находится вне ведения моего подразделения, ее в силах разрешить вы, для чего я вам предлагаю следующие способы«.

Это и есть главное ее отличие от докладной – если в докладной записке строго соблюдается иерархический принцип «снизу- наверх», то есть, вы информировали главу фирмы о чем-то важном, дальше он сам разберется, как на это реагировать, то в служебной записке оговаривается не только сама проблема, но и описываются варианты ее решения.

Какие виды существуют?

Служебные записки могут быть самыми разными и их разделяют на несколько типов, в зависимости от того, о чем в них идет речь.

На увольнение

Здесь речь идет об увольнении ненужного сотрудника, причем при создании документа необходимо четко указать, почему вы настаиваете на такой мере. Обязательно привести нормы трудового законодательства, чтобы было очевидно, на чем ваши доводы базируются. Иначе мало того, что предложению вашему не придадут серьезного значения.

Вы можете получить и немаленькие неприятности в дальнейшем, если ваше предложение уволить кого-то будет обосновано всего лишь вашей личной неприязнью.

Например:

Директору по персоналу ООО «Викарий»

Довожу до вашего сведения необходимость уволить курьера отдела продаж Епифанову А.А, поступившую на работу 15 июня 2016 года и находящуюся на данный момент на испытательном сроке.

Причины для этого следующие:

  1. Епифанова А.А. в течение месяца ни разу не пришла на работу вовремя, опаздывая от 3 минут до 1 часа, обосновывая это дальностью проживания и перебоями с электричками.
  2. При доставке заказов клиентам опаздывала на 1-3 часа, что подтверждается тремя негативными отзывами от наших постоянных клиентов.

Руководитель отдела доставки

Петров Иван Иванович (подпись).

На оборудование

Эту бумагу пишет отдел, которому требуется, к примеру, закупить новое оборудование.

Например:

Генеральному директору ООО «Джи- Стар»

Кузину Петру Кузьмичу

14 июля 2017 года

служебная записка №4

Довожу до вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами, сломались 3 компьютера, еще 2 требуют ремонта. На настоящий момент сотрудники работают на принесенных из дома ноутбуках.

Прошу вас закупить 3 компьютера для отдела по работе с клиентами, сдать 2 в ремонт. На время ремонта работникам предоставить 2 резервных ноутбука.

Руководитель отдела по работе с клиентами

Александров Александр Александрович (подпись).

Если вам необходимо написать служебную записку о неисправности, на приобретение или замену компьютера, а вы не знаете, как это сделать правильно, то предлагаем прочитать эту статью, а о написании данного документа о каких либо действиях, связанных с оборудованием, мы расскажем здесь.

На совмещение

Эта бумага пишется, если желание совмещения является не просто частным желанием, а обусловлено производственной необходимостью, наличием вакансии и указанием причины, по которой данная должность теперь свободна (например, сотрудница ушла в декрет).

Например:

Генеральному директору ООО «Гринхилл» Федорову П.П.

12 мая 2017 года

служебная записка № 2

Уважаемый Петр Петрович!

Ввиду наличия в финансовом отделе временно вакантной должности аналитика по продажам ( сотрудник Синицына И.А. ушла в декретный отпуск) предлагаю поручение этой должности в порядке совмещения менеджеру по логистике Баранову Ю.Ю.

Максимов Максим Максимович (подпись).

Другие примеры составления данной бумаги на совмещение должностей вы найдете в этом материале, а если вы хотите узнать, как оформить бумагу на замещение во время отпуска или о его переносе, то предлагаем прочитать эту статью.

На премирование

Здесь обязательно пишется, кому полагается премия (указать должность и паспортные данные), в каком размере (если имеется в виду именно денежное поощрение) и за что именно.

Например:

Генеральному директору ООО «Визор – Альфа»

15 мая 2015 года

служебная записка № 3

Прошу вас издать приказ о присвоении премии старшему менеджеру отдела продаж Зотову Ивану Сидоровичу в размере 50 000 рублей за его высокие показатели по продажам в период с 1 января по 1 мая 2015 года.

Читайте также:  Com android providers partnerbookmarks что это

Начальник отдела продаж

Теплов Александр Александрович (подпись).

Еще примеры оформления служебной записки на премирование вы найдете в этой статье.

Требования к оформлению — общее содержание

Единой формы служебной записки не существует. Тем не менее, для исполнения она обязательно должна содержать следующие реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • кто кому адресует;
  • наименование бумаги и ее регистрационный номер;
  • суть вопроса;
  • предлагаемые варианты решения, указание на действия;
  • дата, подпись.

Например:

Директору ООО «Анарион-М»

15 января 2016 года

Представляю вам список кандидатов для участия в семинаре в Солт-Лейк-Сити:

  1. Иванов Иван Петрович – менеджер по продажам;
  2. Сидорова Мария Никифоровна – менеджер по продажам.

Вышеуказанные кандидаты по нашему мнению заслуживают участия в семинаре, поскольку именно они за отчетный период представили наиболее высокие результаты по продажам. Более того, они работают в ООО «Анарион-М» с 2013 года и с самого начала работы показали личную заинтересованность и усердие, а значит – могут делиться опытом продаж и построения команды.

Начальник отдела продаж

Сергеев Сергей Сергеевич (подпись).

На списание

При составлении этого документа необходимо указать, какие единицы оборудования или техники следует списать и ввиду чего. Обязательно сослаться на объективные факты – истечение срока эксплуатации, итд. Бумагу пишет обычно глава административно-хозяйственного отдела. Правила написания остаются теми же.

Об оформлении данной бумаги на списание материальных ценностей мы писали тут.

На замену

Пишет заинтересованное лицо – обычно на имя генерального директора или лица, ответственного за техническое обеспечение (как написать записку на имя директора?). Например, требуется заменить компьютер. В этом случае следует указать:

  • причину, по которой вы хотите его заменить;
  • тип агрегата, какие дополнительные функции, по вашему мнению, должны присутствовать;
  • дата, подпись.

Правила написания

  1. Писать следует на листе формата А4, от первого лица, четко и грамотно, без двусмысленных фраз и ошибок. Обязательно следует подписываться и правильно указывать названия подразделений, должностей, паспортные данные человека. Печать на этой бумаге не ставится.
  2. Документ может быть оформлен в классическом – «бумажном» варианте, либо в электронном (что обычно и бывает). Никаких особенных отличий и ограничений по объему для электронного варианта не существует, единственное, без чего можно обойтись – упоминание в тексте адресата, для этого нужно всего лишь ввести корректный адрес в поле адресной строки письма.

Более того, необходимо обязательно ставить функцию уведомления о прочтении. Это будет в нужное время служить доказательством того, что вы действительно отправляли тому или иному человеку такой документ.
Если же отправляется именно бумажный вариант, необходимо удостовериться, что письмо зарегистрировано в журнале у секретаря. Это гарантия того, что оно дойдет до того, кому адресовано. Многие фирмы ведут специальный журнал для такого рода бумаг, где указывается дата, регистрационный номер, кто писал и на какую тему.

Все правила написания данного документа вы найдете в этом материале, а каковы требования к оформлению по ГОСТУ читайте здесь.

Ошибки при составлении

Часто сотрудники допускают грамматические или орфографические, что недопустимо в деловом бумажном обороте, да и вообще в любой речи. Также имеют место быть: неверное указание должности, неправильное наименование организации.

Тем более неграмотным и неэтичным является коверканье паспортной информации человека. Или же указывают только проблему, не указывая, чего хотят от того, к кому обращаются, не предлагают вариантов решения – словом, получателю из текста не понятно, чего от него этим оповещением хотят добиться, какой реакции.

Ответ на документ

После прочтения документа и сочтя его полезным, получатель ставит на нем резолюцию, например » Принято к сведению». Однако если бумага подразумевает написание ответа, то он должен воспоследовать.

Унифицированной формы ответа не существует, обычно таковая составляется специалистами внутри организации. Обычно ответ представляет собой пояснительную записку, в которой указывается, что было сделано в соответствии с полученным сообщением от работника.

Что касается сроков, то здесь строгих рамок также нет. Зависит от ситуации, а также от локальных установок фирмы. Например, если речь идет о лишении премии, то ответ на такую записку должен поступить в десятидневный срок. О составлении служебной записки на депремирование или премирование читайте здесь, а все подробности о том, как правильно написать ответ на служебную записку, вы можете прочитать в этой статье.

Итак, служебная записка, как и докладная, не имеет строго прописанного шаблона, нет для нее и четких сроков ответа. Тем не менее, это письменный документ и без рассмотрения, а значит и без ответа остаться он не может. Для этого нужно оформлять документ грамотно и корректно, четко изложить суть и далее обозначить варианты решения вопроса. И конечно же – обязательно заверить своей личной подписью.

Полезное видео

Смотрите видео о видах и особенностях служебных записок:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Ссылка на основную публикацию
Сколько секунд видео можно загрузить в инстаграм
Обновлено - 27 января 2020 IGTV — функция, с помощью которой можно выложить длинное видео в Инстаграм продолжительностью от 15...
Секреты работы в word
Все секреты Word. MicrosoftWord – одна из наиболее часто используемых программ. Все мы пользуемся этим приложением, зачастую даже не зная...
Секс во время соревнований
Воздерживаться или не воздерживаться – вот в чем вопрос Джоэл Сидман, кандидат наук Вот что вам нужно знать… Влияние секса...
Сколько символов на странице ворд
Вы можете посмотреть пример стандартной страницы перевода в формате doc. В рынке переводов можно встретить разные варианты определения условной страницы:...
Adblock detector