Телефонная книга excel шаблон

Телефонная книга excel шаблон

Как при помощи программы Microsoft Excel создать свою телефонную книгу?

В Microsoft Excel таблицы являются превосходным способом хранения информации контактной. Созданная телефонная книга в Excel позволяет довольно легко удалять и добавлять контактную информацию. Такие книги состоят из двух главных процедур: добавление столбца соответствующего записи и ввода информации.

Нужно открыть Microsoft Excel, например, 2007 выпуска.
Затем необходимо добавить заголовок у таблицы сверху, чтобы помнить, что содержится в ней. Возможно, пользователю понадобится лишь одна телефонная книга для индивидуального использования, а другие для сохранения контактов на работе или бизнесе. Уникальное название поможет их друг от друга отличить. Можно использовать панель инструментов верхнюю, чтобы выделить название.

Нужно пропустите несколько строк для последующей настройки столбцов будущей телефонной книги. Используйте необходимо следующие приблизительные заголовки столбцов: ФИО, город, область, адрес, почтовый индекс, номер факса, номер телефона и адрес электронной почты. Затем нужно использовать эти заголовки для всех столбцов в отдельности. Намного упрощает работу возможность находить и читать информацию, когда конкретные элементы находятся в конкретных столбцах.

Для лучшей наглядности нужно выделить строку, которая содержит заголовки столбцов, щелкнув правой кнопкой манипулятора слева по номеру строки. Можно использовать специальные инструменты панели расположенной вверху, чтобы разместить текст по центру и выделить заголовки столбцов жирным.

После чего нужно ввести информацию во всех столбцах. Это займет некоторое время. Но важно помнить, что всего единожды потребуется ввести всю контактную имеющуюся информацию в Excel, а после этого останется просто добавлять приходящие новые контакты или обновлять изменяющуюся информацию. Если данные какие-либо отсутствуют, можно просто пока не заполнять ячейку.

Затем следует отформатировать в столбце текст с почтовыми индексами. Для этого надо выделите текст во всех столбце (за исключением заголовков). Кликнуть правой кнопкой манипулятора по выделенному участку и использовать пункт «Формат ячеек». После чего во вкладке «Число» нужно использовать пункт «Дополнительный». Затем нажать на поле «Индекс +4» или «Почтовый индекс». И подтвердить выбор нажатием на кнопку «OK». Что позволит изменить все индексы к одному общему формату.

Читайте также:  Как взломать айфон без пароля

После чего нужно отформатировать текст, который сдержится в столбце телефонных номеров. Выделить текст во всем столбце кроме его заголовка. Затем щелкнуть кнопкой мыши правой и использовать пункт меню «Формат ячеек». В закладке «Число» нужно выбрать строку «Дополнительный». После этого нажать на «Номер телефона», который располагается в разделе «Тип». Подтвердить изменения нажатием на кнопку OK. Все указанные в столбце телефонные номера отформатируются согласно выбору пользователя.

Автор: admin
Дата записи

С учетом того, что выбор телефонных книг в магазинах не велик, а цены на хи просто заоблачные, может появится желание, сделать ее самому. Данный шаблон телефонной книги можно скачать бесплатно и использовать для ее создания.

Скачать шаблон телефонной книги

На каждом листе А4 формата поместилось 3 листочка для телефонной книги, каждый из которых, в свою очередь, включает телефоны и адреса для 6 человек. Необходимо распечатать всего 8 листов, чтобы получить 24 листа телефонной книги на все буквы русского алфавита. Для того, чтобы склеить телефонную книгу с большим количеством адресов на одну букву, распечатайте еще дубль или два. Скачать шаблон можно в PDF или редактируемом DOC формате.

Excel удобно использовать для создания телефонных справочников. Причем информация не просто надежно хранится там, но и ее всегда может использоваться для выполнения различных манипуляций, сопоставления с другими списками и т.п.

Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.

Шаблон телефонного справочника

Как сделать справочник в Excel? Для создания телефонного справочника нужны, минимум, два столбца: имя человека или организации и, собственно, номер телефона. Но можно сразу сделать список более информативным, добавив дополнительные строки.

Шаблон готов. Шапка может быть другой, какие-то столбцы должны быть добавлены, какие-то исключены. Осталось только заполнить справочник информацией.

Читайте также:  Battlefield 2 русификатор звука и текста

Дополнительно можно провести еще одну манипуляцию: определить формат ячеек. По умолчанию формат каждой ячейки значится как ОБЩИЙ. Можно оставить все как есть, но для столбца с номером телефона можно задать специальный формат. Для этого надо выделить ячейки из этого столбца, правой кнопкой вызвать меню, выбрать ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Среди предоставленных вариантов выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется мини-список, среди которых можно будет выбрать НОМЕР ТЕЛЕФОНА.

Как пользоваться справочником

Любой справочник нужен для того, чтобы по одному критерию можно было легко узнать остальные. Так, в телефонном справочнике мы можем ввести необходимую фамилию и узнать номер телефона этого человека. В Excel сделать это помогают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Имеем небольшой справочник. В действительности, в фирмах обычно более длинные списки, поэтому и искать в них информацию вручную сложно. Составим заготовку, в которой будет значиться вся информация. А появляться она будет по заданному критерию – фамилия, поэтому сделаем этот пункт в виде выпадающего списка (ДАННЫЕ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ – ТИП ДАННЫХ – СПИСОК).

Нужно сделать так, чтобы при выборе какой-то фамилии, в остальных ячейках автоматически проставлялись соответствующие данные. Ячейки с телефоном выделили зеленым, потому что это самая важная информация.

В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.

  1. Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
  2. Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
  3. Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.
Читайте также:  Как делают приложения для андроид

Получили следующее. Формула универсальна, ее можно протянуть и на остальные строки в заготовке. Теперь, при выборе фамилии, будет выпадать вся остальная информация. В том числе и номер телефона.

Получается, что команда ИНДЕКС при задании критерия из массива, выдает нам номер его строки и столбца. Но т.к. критерий плавающий, и мы постоянно будем менять фамилии, чтобы узнавать номера телефонов людей, мы дополнительно воспользовались функцией ПОИСКПОЗ. Она помогает искать позиции нужных нам строки и столбца.

Как сопоставить два списка в Excel

Работа со списками в Excel подразумевает их сопоставление. Т.е. сравнивание данных, нахождение одинаковых или уникальных позиций. Попробуем для примера сопоставить два простых списка.

Имеется информация по двум складам. Задача: проверить, каких позиций нет на том и другом складе, чтобы в будущем сделать заказ и довезти недостающие продукты.

Выделим оба списка (без шапок) с помощью клавиши CTRL. Свободное место между списками (т.е. столбец B) нам не нужно. Затем на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК – ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.

Появится небольшое окно, где можно выбрать, чтобы команда показывала повторяющиеся или уникальные значения. Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они подсветятся цветом, который можно выбрать справа. У нас это красный.

Теперь можно скопировать все красные ячейки из левого столбца и добавить их в правый и наоборот. Получатся два равнозначных списка.

Ссылка на основную публикацию
Тарифы мтс смарт 400 руб
С того момента как тариф «Смарт» стал доступен для активации, он претерпел множество изменений. Они касаются размера абонентской платы, количества...
Сталкер зов припяти лучшее оружие в игре
S.T.A.L.K.E.R.: Call of Pripyat 4,260 уникальных посетителей 105 добавили в избранное "Уникальная модель пистолета СИП-т М200. Была выпущена малой партией...
Сталкер зов припяти много оружия
Для Всех любителей отличного отечественного шутера S.T.A.L.K.E.R.Зов Припяти представлен новый Оружейный мод Автоматы Штурмовые винтовки:1. АК-472. АКS-47 тактический3. АК-113 "Монгол"4....
Тарифы ростелекома на домашний интернет
Полный список актуальных тарифов Ростелеком для города Москва. Подключай тарифы Rostelecom в Москве бесплатно и пользуйся качественными услугами интернета и...
Adblock detector