В каком формате лучше сохранять презентацию

В каком формате лучше сохранять презентацию

Следите через RSS

Подписаться на RSS

Страницы

Метки

Архивы

Задаем вопросы

Комментарии на сайте

Как правильно сохранять презентации PowerPoint?

В редакцию пришло письмо… В смысле — мои слушатели, отучившиеся у меня на курсах, продолжают задавать вопросы. на сей раз — о том, как сохранить презентацию PowerPoint так, чтобы она не исказилась при просмотре на другом компьютере.

Особенно это актуально для тех, кто использует версию Power Point 2007 — в ней используется новая коллекция шрифтов, много новых визуальных эффектов и анимаций, не поддерживающихся в предыдущих версиях. К сожалению, при неправильном сохранении все это может оказаться недоступным. И в то же время Power Point 2007 умеет охранять так, что ничто из перечисленного не потеряется! Как? Читаем ниже.

Итак, разберем наиболее характерные ошибки и научимся обходить подводные камни.

Ну, известно как — меню файл-сохранить… Ой, в Microsoft Office 2007 нет меню файл. Для сохранения жмем кнопку «Офис» (круглая кнопка в левом верхнем углу) и выбираем «Сохранить». Не стоило бы об этом и писать, если бы не одно «но». В каком формате вы собираетесь сохранять презентацию? По умолчанию Microsoft Office Power Point 2007 сохрняет презентацию в файле с расширением .pptx. Это внутренний формат Power Point 2007.

У него есть две неприятный для нас особенности. Во-первых, если вы попробуете прочитать этот файл на компьютере, на котором не установлен Microsoft Office 2007, то у вас ничего не получится Office 2003 не умеет читать этот формат (впрочем, его можно научить, но об этом — в другом месте). Вторая причина — менее очевидна, но она, на мой взгляд, не менее важна.

Попробуйте сохранить презентацию, а затем откройте её, щелкнув два раза по иконке файла. Что произойдет? Правильно — запустится Microsoft Office Power Point 2007 (если он установлен на вашем компьютере) и откроется… Окно редактирования Power Point. Конечно же, вы знаете, что запустить показ можно нажатием клавиши F5. Но — представьте себе ситуацию. Вы выступаете на солидном мероприятии. Вы подготовили презентацию, призванную показать все достижения вашей работы, презентация должна «убить» всех присутствующих потрясающим дизайном и тонко выверенными анимациями, которые точно в срок раскрывают особенности вашей работы…

Но вместо этого слушатели видят… изнанку, рабочую кухню вашего проекта! На мой взгляд, это абсолютно недопустимо. Это — яркий пример непрофессионализма. К сожалению, мало кто из наших лекторов чувствует, что их работа — сродни работе артиста. Тут нет мелочей. По одежке встречают, и то, как вы начинаете презентацию — накладывает сильный отпечаток и на содержательную часть.

Маленькое лирическое отступление. Недавно именно такой пример непрофессионализма проявили сотрудники компании Microsoft на конференции «День некоммерческих организаций Microsoft «, когда сотрудник этой компании на глазах изумленных слушателей для возврата к предыдущему слайду не нашел способа лучше, нежели выходить в режим редактирования, выбирать нужный слайд, и показывать его всем. При чем проделал он эту операцию раз десять во время своего доклада. На мой взгляд, он расписался в собственном непрофессионализме. «А чо там — пипл схавает». Не схавает.

Как же нужно сохранять презентацию? Я рекомендую в этом случае сохранять ее как «Демонстрацию»:

Читайте также:  Как выбрать мобильный телефон для пожилого человека

При этом она сохраняется в специальном формате .ppsx, который при двойном щелчке по файлу автоматически запускает показ презентации.

Впрочем, и этот способ работает только тогда, когда программа Microsoft Office 2007 установлена том компьютере, на котором будет показываться презентация.

Как ни странно, именно эта возможность реализована в программе Microsoft Office Power Point 2007 очень хорошо. И тем более удивительно, что очень мало кто этой возможностью пользуется.

Дело в том, что Power Point позволяет собрать вместе все ресурсы, необходимые для показа презентации (шрифты, медиа-файлы, и даже проектор, позволяющий показать презентацию даже на компьютере, на котором не установлен Microsoft Office) и сохранить это в одной папке. Для того, чтобы сделать это надо выбрать в Главном меню команду «Опубликовать» , а затем — «Подготовить для компакт-диска».

Пусть слово «компакт-диск» вас не смущает — вы можете подготовить подборку в любой папке на вашем компьютере.

Просто укажите расположение в следующем окошке:

В первом окне указываем «Копировать в папку…», а во втором, которое откроется после нажатия кнопки, указываем, в какую папку копируем все файлы.

Не забудьте указать, что нужно включить все связанные файлы в пакет (просто ответьте «Да», когда об этом спросят) — это даст вам полностью автономный наборчик, в котором, чтобы показать презентацию, нужно просто запустить файл play.bat.

При этом вы можете абсолютно не задумываться — установлен ли на компьютере Microsoft Office Power Point или е установлен, установлены ли те или иные «хитрые шрифты или не установлены — «Все свое ношу с собой!»

Кстати, если внимательно посмотрите содержимое папки, то увидите и исходный файл с вашей презентацией — при чем в формате презентации Office 2003! Так что можете еще и модифицировать этот файл при чем в старых версиях офиса.

Так что со всех сторон это — правильное решение.

Сохранение презентации. Небольшая хитрость

Некоторые пользователи PowerPoint сохраняют презентацию после того, как она приняла законченный вид — добавлен и отформатирован весь текст, вставлены изображения, настроена анимация слайдов и содержимого презентации.

Но это не совсем правильно.

Сохранять презентацию, во-первых, нужно с самого начала создания: Файл — Сохранить как. Задаем имя документа и нажимаем кнопку Сохранить,

а во-вторых, по ходу работы ее нужно обязательно периодически пересохранять, нажимая на значок с дискетой в верхней части панели инструментов.

Делается это для того, чтобы не потерять то, что с таким трудом создавалось в течение нескольких часов из-за банального отключения электричества или зависания компьютера в самый неподходящий момент .

Однако, в настоящий момент при сохранении презентаций есть небольшой нюанс.

Дело в том, с выходом версии Office 2007 появились новые форматы файлов, в том числе и в PowerPoint. А презентация, сделанная в PowerPoint 2007/2010, просто не открывается на компьютерах с Microsoft Office предыдущих версий.

Как этого избежать и сохранить презентацию PowerPoint правильно, мы рассмотрим на конкретном примере.

Итак, для того, чтобы сохранить презентацию в PowerPoint 2007, нажимаем на кнопку Пуск , а в PowerPoint 2010 на вкладку Файл. Далее общее для обеих версий — Сохранить как. Выбираем папку, в которую хотим сохранить презентацию, задаем ей название и переходим к самому главному — тип файла.

Читайте также:  Smart tv thl box1 pro

По умолчанию в PowerPoint 2007/2010 все презентации сохраняются с расширением *.pptx , которое невозможно открыть в более ранних версиях.

Если вы уверены, что компьютер, на котором вы будете представлять свою работу, имеет установленный Office 2007/2010, то можно смело выбирать Презентация PowerPoint (*.pptx) и с демонстрацией презентации проблем не возникнет.

Но если вы точно не знаете, на каком компьютере и с какой установленной версией Microsoft Office будет воспроизводиться ваша презентация, то лучше всего в окошке Тип файла выбрать пункт Презентация PowerPoint 97-2003 (*.ppt). Презентация в формате *. ppt будет без проблем открываться в любой версии PowerPoint.

При сохранении презентации в форматах *.pptx и *. ppt вы сохраняете возможность редактировать презентацию.

Если у вас нет необходимости в редактировании презентации и вы хотите запустить ее только в режиме слайд-шоу, то выбирайте пункт Демонстрация PowerPoint ( версия 2007-2010) или Демонстрация PowerPoint 97-2003 для более ранних версий. Форматы файлов в этом случае буду другими — pps для 97-2003 и ppsx для 2007/2010.

Пожалуйста, проголосуйте за статью и поделитесь с друзьями в социальных сетях!

Тот факт, что презентации – важный и эффективный инструмент деловой коммуникации, оспаривать бессмысленно. Сегодня известные и не очень компании могут похвастаться впечатляющими работами, которые представляют их бизнес в очень выгодном свете и довольно результативно работают на продвижение продукта/услуги. Но так ли просто создать качественную презентацию? Можно ли учесть все нюансы этого дела, не являясь специалистом? Опыт показывает что нет. Новички часто пренебрегают важными деталями, которые могут испортить эффект от самой хорошей работы: например, неправильно выбирают формат.

Формат презентации: почему это важно

Представьте себе ситуацию: вы создали отличную презентацию, на которую возлагаете большие надежды. От демонстрации этой работы зависит карьера, получение новой должности, получение поддержки важного партнера по бизнесу или вовсе решение потенциального инвестора… Но в самый ответственный момент она просто не открылась на том оборудовании, где вы проводите встречу! Или же реципиент получил от вас электронное письмо и не смог просмотреть его содержимое. Так происходит, если выбран неправильный формат презентации: на разных устройствах информация может не отображаться или отображаться некорректно. Вы, конечно же, можете все исправить и попытаться заново, но случай уже упущен, а впечатление испорчено. Серьезный человек вряд ли станет тратить время на вас повторно. К тому же «опростоволосившись» таким образом, вы рискуете приобрести репутацию непрофессионала – после этого ее не реабилитирует даже самая гениальная идея или блестящая работа.

Форматы презентаций

Вы должны понимать, что может понадобиться демонстрация высококачественной версии своей презентации коллегам, партнерам или инвесторам различными способами: как вложение в письмо на электронный ящик, публикация в интернете, распечатанный буклет или даже компакт-диск. Поэтому перед созданием проекта нужно подготовиться и заранее продумать:

  • Где будет происходить демонстрация слайдов, на каком оборудовании.
  • На кого рассчитана презентация и может ли случиться, что ее придется дублировать сообщением на электронный ящик.
  • Не потребуется ли раздать присутствующим печатную версию проекта.
  • Если ли смысл опубликовать презентацию в сети интернет, чтобы реципиент мог ознакомиться с ней в открытом доступе, скачать и проч.
Читайте также:  Как делать таблицу в access

Исходя из этого, нужно выбрать оптимальный формат для своей работы или же подготовить несколько копий в различных форматах, чтобы они были наготове. Существует несколько форматов, которыми чаще всего пользуются те, кто работает в программе для созданий презентаций PowerPoint:

  • PPTХ. Это классический формат презентаций, который выбирают чаще всего.
  • PPT. Данный формат подходит тем, кто предполагает демонстрацию слайдов на различных устройствах и старых «офисах». Он совместим с версиями PowerPoint 98–2004 для Mac и PowerPoint 97–2003 для Windows.
  • Шаблон PowerPoint (potx). Это формат, представляющий из себя шаблон: с его помощью можно будет быстро и удобно создавать новые презентации в том же стиле.
  • Фильм (mov). Данный формат предполагает, что презентация конвертируется в видеофайл, который можно открыть и просмотреть в проигрывателе под названием QuickTime Player.
  • PDF. При выборе этого формата вы получаете хороший демонстрационный вариант своей работы: его можно читать на различных устройствах (Macintosh и Windows), но нельзя редактировать. Часто такой вариант выбирают те, кто выкладывает презентации в сеть, дабы избежать копирования информации.
  • RTF. Это импорт текста структуры презентации в документ, открывающийся в разных приложениях.
  • JPEG, PNG, GIF, BMP. Форматы изображений, когда каждый слайд становится графическим файлом (попросту говоря – картинкой). Их можно открывать в других приложениях. Очень удобно для распечатки или демонстрации отдельных элементов презентации.

Новые форматы презентаций Как и в любой другой сфере, в создании презентаций со временем происходит изменение методов, способов, инструментов и, конечно же, форматов. Сегодня есть немало альтернатив классической проверенной годами программе PowerPoint. Остановимся на двух самых распространенных:

  • Keynote. Если вы видите файл с расширением KEY, знайте: перед вами презентация, выполненная в программе Keynote Presentation. Keynote – это главный конкурент PowerPoint, разработка компании Apple. Она предназначена для того, чтобы пользователи «яблочной» техники могли легко создавать и демонстрировать презентации. Появилась эта программа в 2003 году и завоевала немало поклонников. Пользователи оценили ее функционал и демонстрационные возможности. Однако, изучая отзывы можно сделать вывод: Keynote хорош там, где все пользуются техникой Apple. Когда презентация, выполненная в этой программе, выходит в так называемое «широкое плавание» – начинаются проблемы, так как в мире бизнеса многие также используют операционную систему Windows.
  • Prezi. Это еще один новый формат презентаций. Он представляет собой сервис, который еще в 2014 году использовали более 50 миллионов человек. Слайды, сделанные в Prezi, очень похожи на классические из PowerPoint. Но есть одна «фишка» – в новом софте очень красивый переход между составляющими проекта. Если вам нужно рассказать историю или передать последовательность, то Prezi подойдет как нельзя лучше. Просто «для красоты» этот функционал использовать не советуют, так как эффекты помешают восприятию сути. Демонстрировать презентации в данном формате можно без подключения к интернету, просто сохранив проект на ПК.

Если вы не можете выбрать правильный формат своей презентации или просто не знаете, как ее сделать – доверьтесь профессионалам из бюро презентаций Powers.

Ссылка на основную публикацию
В whatsapp появились смайлики
Почему нет смайликов? Современный человек, особенно молодежь, часто разбавляет текст сообщений различными смайлами, показывая отношение к написанному или адресату. Иногда...
Анна генриетта ведьмак 3 постельная сцена
Переплетение вариантов, ни один из них не является хорошим, определяют судьбу Туссента в завершении дополнения “Кровь и Вино”. Очевидные спойлеры....
Аргументы за и против компьютера
Среди взрослых бытует мнение, что компьютерные игры – это бесполезное и даже вредное занятие, отвлекающее детей от учёбы. Во многих...
В армии подмешивают бром
Бром в армии: миф или реальность? Уходя в армию, человек понимает, что он как минимум на год лишает себя всех...
Adblock detector